Actuellement, la norme NF525 fait l’objet de nombreux débats. Il s’agit d’une certification dédiée aux logiciels de gestion de caisse. Celle-ci est obligatoire depuis la mise en application de l’article 88 de la loi de finances 2015. Mais à qui s’adresse cette obligation ? Quelles sont les démarches nécessaires à la certification et les sanctions en cas de non-conformité ? Voici quelques points à connaître concernant cette norme ainsi que les dispositions de la loi de finances.

Que dit la loi de finances 2015?

L’article 88 de la loi de finances 2015 stipule que tout professionnel soumis à la TVA, utilisant une caisse enregistreuse et effectuant des transactions avec des clients non-assujettis, doit s’équiper d’un logiciel certifié NF525.

 

L’obligation s’adresse aux commerçants, aux professionnels, aux salons de coiffure, aux instituts de beauté, etc. Equipez vous d’un logiciel de caisse coiffure ou d’un logiciel d’encaissement pour institut de beauté.

L’objectif de la mesure

Cette mesure a été prise pour lutter contre les fraudes à la TVA, fraudes fiscales. Pour être certifié NF, un logiciel doit répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

 

En d’autres termes, il doit empêcher la dissimulation de données indispensables à la déclaration de la TVA et assurer le suivi électronique de tous les encaissements. La norme NF garantit l’enregistrement de toutes les informations concernant les encaissements. Elle rectifie également le manque de fiabilité des anciens logiciels de gestion de caisse.

Les professionnels non concernés

L’obligation de se doter d’un logiciel d’encaissement répondant aux exigences de la norme NF525 n’est pas applicable aux sociétés qui effectuent des transactions faisant l’objet d’une facturation entre professionnels.
Les entreprises non-assujetties à la TVA ne sont également pas tenues de respecter les nouvelles dispositions de la loi de finances 2015, à l’instar des professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA.
Cette franchise permet de se libérer de l’obligation de déclaration et de paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Elle est réservée aux sociétés générant un CA annuel ne dépassant pas des seuils fixés par la loi: 82 800 euros pour les commerçants et 33 200 euros pour les prestataires de service.

Les spécificités d’un logiciel répondant à la norme NF525

Pour se conformer à la norme NF525, un logiciel doit empêcher les modifications des tickets de caisse et proposer un système de certificat. Ce dernier relie différents reçus et permet de détecter rapidement les éventuelles suppressions.
Concernant la conservation, le programme doit être en mesure de conserver les données liées aux documents de gestion et aux reçus, pendant une durée minimum de six mois.
Pour les clôtures de caisse journalières, mensuelles et annuelles, il doit procéder systématiquement à un archivage.

Comment prouver la conformité de sa caisse enregistreuse?

Pour prouver sa conformité avec les dispositions de la loi de finances 2015, un commerçant doit se munir de l’attestation délivrée par un organisme certificateur agréé.
Il peut également présenter une attestation fournie par une société tierce, telle qu’un intégrateur informatique ou se délivrer lui-même sa certification. L’auto-attestation est autorisée à condition que l’entreprise réalise des activités d’élaboration de solutions informatiques, notamment de logiciel de caisse. Découvrez comment savoir su un logiciel est certifié NF525.

Les sanctions prévues par la loi

L’article 88 prévoit les sanctions liées à la norme NF525 dont une amende de 7 500 euros en cas de non-conformité. Cette amende est applicable par logiciel ne respectant pas la norme NF525. Ainsi, un commerçant disposant de deux caisses enregistreuses non équipées de logiciel certifié, peut être amené à payer 15 000 euros.
Après une première sanction, un professionnel assujetti dispose de 60 jours pour se mettre en conformité avec la loi. En cas de non-respect de ce délai, il s’expose à une seconde amende.

 

Une application immédiate de l’article de la loi de finances

La mise en application de l’article portant sur la certification des caisses enregistreuses a été fixée au 1er janvier 2018 et tout commerçant devrait respecter les réglementations, à partir de cette date.
Selon INFOCERT, une déclaration justifiant la mise en œuvre d’une démarche de certification n’est pas recevable. Lors d’un contrôle, un commerçant, un coiffeur ou une esthéticienne doit donc posséder un logiciel certifié par caisse, pour éviter les sanctions.
En présentant un faux certificat, un chef d’entreprise encourt une peine d’emprisonnement de 3 ans et une amende de 45 000 euros. Ces sanctions peuvent également être appliquées à l’éditeur du logiciel.

À propos du contrôle

Pour pouvoir procéder à des contrôles, un agent administratif doit posséder au minimum un grade de contrôleur. Il peut vérifier la conformité des logiciels des caisses enregistreuses d’une entreprise, de manière inopinée. Cependant, ses interventions doivent être réalisées durant les heures de travail du professionnel assujetti.

 

Au début du contrôle, l’agent remet un avis d’intervention. Une fois les vérifications terminées, il établit un procès-verbal comprenant, entre autres : les références des logiciels et des systèmes de caisse ainsi que les éventuelles irrégularités.

 

Dans le cas où il observe une non-conformité, il applique l’amende prévue par l’article 88 de la loi de finances. En outre, il faut savoir que dans les 30 jours suivant la remise du PV, une personne contrôlée peut émettre des observations ou présenter une attestation de conformité valable. Si elle fournit les justificatifs sollicités par l’administration dans ce délai, l’amende peut être annulée. Il est impossible d’être en cours de certification NF525.

 

Notons par ailleurs que la procédure de contrôle suivie par les agents de l’administration est décrite dans l’art. L. 80 O de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015.

Où trouver des logiciels certifiés ?

Des logiciels certifiés NF525 sont proposés sur le web. Cependant, le choix d’un programme informatique doit s’effectuer en prenant différents critères en compte : la taille de l’entreprise, les activités professionnelles, etc. Avant de se lancer dans l’achat d’un quelconque logiciel, il est donc préférable de demander l’avis d’un expert dans le domaine. En général, l’idéal est de s’appuyer sur l’expertise d’une entreprise spécialisée en développement de logiciels informatiques.

 

Pour les salons de coiffure, les salons de beauté et les spas, il faut savoir que Merlin, Merlin Air et eMerlin comptent parmi les programmes certifiés les plus fiables et les mieux adaptés. Outre le respect des exigences de la norme NF525, ces logiciels Merlin certifiés NF525 proposent une interface facile à prendre en main et divers outils de gestion : gestion des stocks, gestion du planning des collaborateurs, etc.

 

Que ce soit pour une entreprise déjà existante ou une nouvelle structure assujettie à la TVA, il est plus que nécessaire de s’équiper d’un programme certifié dans les plus brefs délais. Néanmoins, il serait désavantageux pour un professionnel d’acquérir un produit répondant aux normes en vigueur mais inadapté à ses activités professionnelles.
La norme NF525 pour les logiciels de caisse s’applique uniquement en France. Bercy a renoncé a la mise en place de cette norme pour les auto entrepreneurs. Casio est une des marques les plus répandues pour les caisses enregistreuses.

 

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