D’après la loi de finances de 2018, tout professionnel assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) a l’obligation de disposer d’un logiciel de caisse qui respecte les conditions de la réglementation en vigueur, c’est-à-dire, aux conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données dans le cadre d’un éventuel contrôle de l’administration publique.
Test du gouvernement pour savoir si vous êtes dans l’obligation d’avoir un logiciel de caisse sécurisé

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Voici les raisons pour lesquels il est nécessaire de respecter ces conditions :

  • Condition d’inaltérabilité : le logiciel de caisse employé doit garantir la possibilité d’effectuer l’enregistrement de toutes données en lien avec les règlements sans qu’elles ne rencontrent d’altération
  • Condition de sécurisation : il doit assurer la sécurisation des données dites d’origines, de toutes modifications éventuelles et des pièces justificatives
  • Condition de conservation : le logiciel d’encaissement doit pouvoir enregistrer et pouvoir faire une clôture des données sur une période déterminée
  • Condition d’archivage : le logiciel a l’obligation de déterminer une période d’archivage comprenant les données figées et datées via un outil technique qui assure la garantie de l’intégrité des donnés.

 

Pour justifier de la conformité de votre logiciel de caisse à destination de votre activité commerciale, il est obligé qu’un certificat de conformité vous soit délivré par un organisme accrédité ou bien par l’éditeur du logiciel.

 

Ainsi, sont concernées par cette réglementation, les personnes dites assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée, à partir du moment où ils servent d’un logiciel de caisse, que ce soit des personnes morales ou bien physiques, dans n’importe quel secteur d’activité qui réalisent de la livraison de biens, ou qu’elles soient prestataires de service à destination des particuliers.

 

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En revanche, certains professionnels ne sont pas concernés par cette réglementation. C’est le cas des personnes dites assujettis et qui effectuent l’ensemble de leurs activités en business to business (B2B), à partir du moment où elles rentrent dans le cadre obligatoire de facturation. Ne sont pas concernés également les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui bénéficient du régime de la franchise tels que les micro-entrepreneurs. Ne le sont pas non plus concernés les assujettis qui bénéficient au régime du remboursement forfaitaire de la taxe sur la valeur ajoutée agricole. Enfin ne sont pas non soumises à cette réglementation, les personnes qui réalisent uniquement des opérations exonérées de la taxe sur la valeur ajoutée.

 

Ainsi, il n’est pas obligatoire de disposer d’un logiciel de caisse, cependant si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez respecter les conditions prévues par la loi.

 

NF525 est une norme qui s’applique aux logiciels de caisse enregistreuse depuis le 1er janvier 2018. Elle impose des règles permettant de prévenir les fraudes à la TVA. Voici nos deux logiciels d’encaissement certifiés:

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Obligation de conformité ou de certification ?

Les caisses de l’État perdent entre 15 et 20 milliards d’euros par an, en raison des fraudes à la TVA. Dans le but d’empêcher la dissimulation de recettes et les pratiques telles que l’impression de ticket de caisse sans enregistrement d’actes d’achat, le Gouvernement a décidé d’élaborer une loi obligeant les assujettis à la TVA à utiliser des logiciels de caisse respectant la norme NF525.

 

Cette obligation concerne les commerçants et les professionnels (salon de coiffure, institut de beauté, etc.) soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, acceptant des paiements en espèces de clients non-assujettis.

 

En pratique, l’État n’impose pas une certification. En effet, lors d’un contrôle, un professionnel assujetti à la TVA doit prouver uniquement la conformité de ses logiciels avec la norme en vigueur. Pour ce faire, il peut présenter le certificat délivré par un organisme indépendant et agréé ou une attestation individuelle émanant de l’éditeur de son programme informatique.

 

En d’autres termes, les agents de l’administration fiscale n’exige pas systématiquement un logiciel ayant fait l’objet d’une certification par des organismes tels qu’Afnor et INFOCERT. Toutefois, en présence d’une simple attestation, ils peuvent vérifier la conformité du système de caisse avec la norme NF525. En cas d’anomalie, ils peuvent appliquer des sanctions.

Les exigences de la norme NF525

La certification NF525 est essentiellement octroyée aux logiciels répondant à certaines exigences. Tout d’abord, un programme informatique certifié doit assurer la l’identification et la sécurisation des données d’encaissement.

 

Ensuite, il doit être doté d’un outil de traçabilité des transactions et d’un système d’archivage de l’ensemble des données d’encaissement. Enfin, il faut qu’il mette à la disposition des agents de l’administration fiscale, un système de restitution de données permettant de faciliter les contrôles.

Les sanctions prévues par la loi

En l’absence d’un logiciel non conforme à la norme nf, un assujetti à la TVA peut être amené à payer une amende de l’ordre de 7 500 euros. Ce montant est appliqué à chaque système de caisse présentant des défaillances.

 

En cas de fausse certification ou de fausse attestation, la loi prévoit des sanctions particulièrement lourdes : peine d’emprisonnement de trois ans et 45 000 euros d’amende.

 

Bien qu’une attestation permette, dans une certaine mesure, de prouver la conformité d’un logiciel de caisse avec la norme NF525, il est fortement recommandé d’opter pour un système de caisse certifié par un organisme agréé. La certification est la seule solution donnant la possibilité de garantir l’absence d’anomalie et d’éviter d’éventuelles sanctions.

 

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