Según la Ley de Hacienda de 2018, cualquier profesional sujeto al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) está obligado a disponer de un software de caja que cumpla con las condiciones de la normativa vigente, es decir, con las condiciones de inalienabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos en el marco de un posible control de la administración pública.
Test del Gobierno para saber si está obligado a tener un software de caja registradora seguro

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He aquí las razones por las que es necesario cumplir estas condiciones:

  • Condición de inalterabilidad: el software de caja empleado debe garantizar la capacidad de realizar el registro de cualquier dato en relación con las liquidaciones sin encontrar ninguna alteración
  • Condición de seguridad: debe garantizar la seguridad de los llamados datos originales, las posibles modificaciones y los documentos acreditativos
  • Condición de conservación: el software de recogida debe ser capaz de registrar y poder hacer un cierre de los datos durante un periodo determinad
  • Condición de archivo: el software tiene la obligación de determinar un periodo de archivo que incluya datos congelados y fechados a través de una herramienta técnica que asegure la garantía de la integridad de los datos.

 

Para justificar la conformidad del software de caja para su empresa, es necesario que un organismo acreditado o el editor del software emita un certificado de conformidad.

Así, están afectados por esta normativa, las personas dichas sujetas al impuesto sobre el valor añadido, a partir del momento en que utilicen un programa informático de caja, que sean personas jurídicas o físicas, en cualquier sector de actividad que realicen de la entrega de bienes, o que sean prestadores de servicios a los particulares.

 

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Por otro lado, algunos profesionales no se ven afectados por esta normativa. Es el caso de las personas llamadas contribuyentes y que realizan todas sus actividades en business to business (B2B), desde el momento en que entran en el marco obligatorio de la facturación. Esto no se aplica a las personas sujetas al impuesto sobre el valor añadido que se benefician del sistema de exención, como los microempresarios. Tampoco lo son los sujetos pasivos que se benefician del régimen de reembolso a tanto alzado del impuesto sobre el valor añadido agrícola. Por último, las personas que sólo realizan operaciones exentas del impuesto sobre el valor añadido no están sujetas a este reglamento.

Por lo tanto, no es obligatorio disponer de un software de caja registradora, pero si está sujeto al IVA, debe respetar las condiciones previstas por la ley.

 

NF525 es una norma que se aplica al software de las cajas registradoras desde el 1 de enero de 2018. Impone normas para evitar el fraude en el IVA. Aquí están nuestros dos programas de caja registradora certificados:

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¿Requerimiento de conformidad o certificación?

Las arcas del Estado pierden entre 15.000 y 20.000 millones de euros al año por el fraude del IVA. Para evitar la ocultación de ingresos y prácticas como la impresión de recibos de caja sin registrar los actos de compra, el Gobierno ha decidido elaborar una ley que obligue a los contribuyentes del IVA a utilizar un software de caja que cumpla la norma NF525.

 

Esta obligación se refiere a los comerciantes y profesionales (peluquerías, salones de belleza, etc.) sujetos al impuesto sobre el valor añadido, que aceptan pagos en efectivo de clientes no sujetos al impuesto.

En la práctica, el Estado no está facultado para imponer un impuesto sobre el pago en efectivo;

En la práctica, el Estado no exige la certificación. En efecto, durante una auditoría, un profesional sujeto al IVA sólo debe demostrar la conformidad de sus programas informáticos con la norma en vigor. Para ello, puede presentar el certificado emitido por un organismo independiente y homologado o un certificado individual del editor de su programa informático.

 

En otras palabras, los agentes de la administración fiscal no exigen sistemáticamente programas informáticos certificados por organizaciones como Afnor e INFOCERT. Sin embargo, con un simple certificado, pueden verificar la conformidad del sistema de caja con la norma NF525. En caso de anomalía, pueden aplicar sanciones.

Los requisitos de la norma NF525

La certificación NF525 se concede esencialmente a los programas informáticos que cumplen determinados requisitos. En primer lugar, un programa informático certificado debe garantizar la identificación y la seguridad de los datos de recogida.

 

En segundo lugar, debe estar equipado con una herramienta de trazabilidad de las transacciones y un sistema de archivo de todos los datos de la recaudación. Por último, debe poner a disposición de los agentes de la administración fiscal un sistema de restitución de datos para facilitar los controles.

Las sanciones previstas en la ley

En la ausencia de software que no cumpla con la norma nf, un sujeto pasivo del IVA puede ser obligado a pagar una multa del orden de 7.500 euros. Esta cantidad se aplica a cada sistema de caja registradora con deficiencias.

 

En caso de certificación falsa o atestación falsa, la ley prevé penas especialmente duras: una pena de tres años de prisión y 45.000 euros de multa..

 

Aunque un certificado permite, hasta cierto punto, demostrar la conformidad de un software de caja registradora con la norma NF525, se recomienda encarecidamente optar por un sistema de caja registradora certificado por un organismo autorizado. La certificación es la única solución que garantiza la ausencia de anomalías y evita posibles sanciones.

 

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